社团阵地
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为加强对社团的管理,促进社团的健康发展,从组织上保证社团工作的正常开展,在校团委以及社团工委的直接领导下,根据《桂林理工大学大学生社团管理条例》,对全校学生社团进行指导和管理,现将社团联各部门职责、工作内容以及各部门相关条例如下介绍:

第一章 理事会

第一条 理事会通常由一名理事长、一名副理事长、一名人力资源部总监、两名助理组成,全面负责社团联的工作,定期、不定期检查和督促各部门的工作,定期向校团委汇报学生社团工作情况;负责提出社团联各部门部长候选人和社团联的组建工作。

第二章 人力资源部—文案组

第二条 文案组是负责大学生社团联合会以及各协会文案方面工作的综合性的部门,主要负责大学生社团联合会的人事档案管理工作、物资管理,各社团档案管理。

第三条 部门具体职能如下列示:

1、 负责社团联干部会议和社团负责人大会的会议记录,配合各部门组织策划各种活动;以及社团一系列规章制度的编订存档;

2、 收集整理社团联个人、各部门的各项材料,将其归档;

3、 负责信息的通知传达,包括开会通知,活动通知,紧急事件的通知等;

4、 负责社团联所有物品的管理。社团联内部物品由财务部购买后,由文案组进行统计存放并登记,物品的存取都要告知文案组,以方便管理;

5、 负责各种通讯录,排班表,签到表等表格文件的制作;

6、 协助外联部收集整理并归档各组织通讯资料;

7、 与社团工委一起监督并公证各社团的换届大会并收集换届资料;

8、 落实星级社团评比各项依据数据,并做最终解释权。

第四条 档案管理具体事项:

1、 负责对各社团的注册文件、章程、学期工作计划、学期工作情况、大型活动策划和总结等各种文件进行存档管理;对各社团出版的刊物进行备份;

2、 对学校有关社团的各项规章制度及各次会议记录进行书面和电子存档;

3、 对各校级社团,院级社团的通讯录进行存档,社联内部各成员,协会会长个人人事档案整理归档,校级协会的会长候选人登记表,候选人考察表,会长离职确认书,辞职申请书,社联内部和各校级协会会长的述职报告等进行存档;

4、 档案管理要求严格化、规范化、制度化,分类清晰,定期检查、整理。

第五条 物品租借相关规定:

1、 询问文案组干事确认可否租借;

2、 上交规范借条(借条内容包括社团联称呼,物品名称,数目,租借日期,归还日期,负责人姓名及联系方式);

3、 值班干事根据借条进行登记;

4、 租借的物品必须按时归还,如有特殊情况不能按时归还应事先联系文案组干事说明原因、协定归还日期。归还时由值班干事检查物品是否损坏并签字。

第六条 部门内部管理:

1、 工作认真负责、讲求效率,待人诚恳热情;

2、 协调好与其他部门、社团之间的关系,对于社团反映的问题及时上报,使之得到妥善的解决;

3、 施行例会制度,定期对工作进行总结,保证办公室工作的顺利进行。

第三章 人力资源部—监督组

第七条 监督组是社团联(不包括理事会)唯一具有请假批准权利的部门,其主要作用是为了规范大学生社团联合会干部管理制度,加强干部组织纪律性意识,推动干部队伍建设。

第八条 部门具体职能:

1、 对社团联各种会议或者活动的参与人员(包括社团联干部与社团干部)进行考勤。

2、 每个月末汇总并公布本月的各项考勤情况,实施相应的惩奖制度。

3、 有计划性的每周抽听社团的内部例会,并进行打分。

第九条 请假管理制度:

1、 请假分为两种类型。第一类为正常情况下,请假人须至少提前一天以短信或电话的形式,将请假原因告知监督组主管,以及请假人所在部门的部长(或主管)。并到监督组填写假条,申请请假。第二类为遇紧急情况要临时请假,须在值班、活动、会议开始之前一小时以短信形式向监督组申请请假,并要求按照短信的请假格式,事后一天之内到监督组补写假条,同时附上不得少于100字的说明。监督组负责人须在请假人提出申请后,3天内审批并记录存档;

2、 请假对象为参与值班、常委会、会长例会、临时会议及活动的人员。若值班时需要请假,应当提前找人代班。请假人必须按规范格式进行申请,否则不予以批假;

3、 监督组对请假不定期抽查,如发现情况与请假人申请的不符,将其请假作废,并在社团联例会上通报批评。请假人须在社团联例会上做1500字检讨;

4、 由社团联、社团工委组织承办的活动中,社团联内部请假人须直接向监督组请假,向任务小组组长请假视为无效;

5、 监督组审批假条时须写明审批意见,不予批假时须将原因记录于工作手册并及时通知请假人;

6、 监督组成员接到请假人的书面、短信申请,须报告给监督组部长或副部长,如若上述两位都未能出席,请告知人力资源部总监。监督组如遇审批疑问时,先上报人力资源部总监,而后解决不了的再上报理事会,由理事会审批。

第十条 考勤管理制度:

1、 值班考勤。

1) 值班实行签到制,签到须有当天人力资源部成员在旁监督,如实填写签到时间,不得代签。值班人员如须请他人代班,须告知监督组,并由代班人员在办公室签到表上注明;

2) 值班中途如需早退,须安排好值班工作交接,并在值班签到表上如实登记;

3) 值班期间不得在办公室吸烟,大声喧哗,随意打闹,坐桌子,吃零食等不雅行为,不得进行娱乐活动,注意维护社团联干部形象。

2、 会议考勤。

1) 与会人员须提前五分钟到场,并佩戴好工作牌,保持会场安静;

2) 与会开始前,由监督组成员对干部进行考勤。迟到的干部在会后上台做一个简短的检讨。检讨内容必须包括迟到的时间,迟到的原因及反思。

3、 活动期间考勤。

1) 考勤从活动准备阶段开始,包括前期的会场布置,活动当天到场情况及活动后会场清理工作;

2) 监督组会在活动中对各部门应参与人员进行考勤;

3) 在活动结束后,监督组在每月一次的总结上对整个活动干部出勤情况进行总结。

4、 社团会议考勤。

1) 通常情况下,每周二中午12:10召开会长例会,与会人员为社团联所有干部干事及各社团负责人,监督组负责考勤(因特殊原因不能参加会议者必须请社团副会长代替参加,且向监督组请假并说明原因);

2) 会议准时召开,迟到两次者及缺勤一次,缺勤两次者取消其在社团的本学期评奖评优资格,缺勤三次者取消其在社团的本年度评奖评优资格;

3) 各社团每周按期召开社团内部例会,监督组每周负责例会抽听及打分,例会的评分情况为社团评奖评优的一项重要依据。

第十一条 惩法制度:

1、 考勤评分细则。

1) 计分方式:缺勤记三分,A类请假记一分,B类请假记两分,请假无效视为缺勤记三分,迟到、早退记一分;

2) 考勤统计结果以各部门及各小组为单位,监督组每月会公布所有干部请假、迟到、缺勤各项的总数据及平均分(分数的计算是由部门总分除以部门人数);

3) 考勤情况最差(即平均分最高的部门),在周二的例会上由该部门部长上台做检讨。该部门成员须写600字检讨交至监督组存档。

2、 惩罚规则。

1) 累计缺勤三次者,其所在部门部长对其进行教育批评;缺勤五次者,上报理事会,在社联内部进行通报批评;缺勤八次者,取消其评奖评优资格;缺勤十次者,予以劝退;

2) 累计迟到早退五次者,交一份1000字检讨到监督组;(监督组会在每月的总结上公布名单),迟到早退十次者,上报理事会,交由理事会处理;

3) 多次违纪,屡教不改者,视情况取消其评奖评优资格,撤职或予以撤退。

第四章 人力资源部--发展组

第十二条 发展组主要通过微博宣传和报道校大学生社团联合会及各个社团的各项活动,提高社团联的被认知度与影响力。同时,负责社团联和社团各项活动照片的采集,信息和数据的收集,并及时宣传给广大师生。

第十三条 部门职能:

1、 大学生社团联合会官方微博的日常管理,定期发布学校动态,社团活动,励志故事等。维护微博的正常运行,为同学们提供更加丰富的网络平台,提高社团联合会的影响力;

2、 社团联活动以及社团活动的信息采集,包括活动的照片,协会活动总结等。将收集的照片和总结用文件夹的形式按周整理好,并进行备份,并且及时将活动照片上传至校社团联官方微博;

3、 对院级协会升校级协会活动的策划,审核及答辩安排工作,配合认证部做好协会会员调查,配合项目部,财务部等做好协会的各项考核,以保证该协会有足够的能力成为校级协会;

4、 办公室值班,保证值班时不迟到,不早退,不旷班,如果有特殊情况,第一时间通知监督组,并且找同部门的其他人替班,不可以出现无人在岗的情况。值班时,先进行签到,然后进行值班;

5、 配合监督组按时参加各个协会的例会,做好会议记录,必要时对各个协会进行客观性评价。

第十四条 微博管理条例:

1、 微博开通的规定。

1) 社团联合会微博将及时发布社联和社团的最新动态、展示社联发展成就、彰显社联发展特色、凝聚校友力量,努力成为广大师生、校友和社会各界了解学校、关注学校的重要平台和展示学校社团联合会形象、加强对外交流与沟通的“重要窗口”;

2) 管理员微博发布信息时必须严格遵守国家有关法律、法规规定,不得发布违反法律、法规及各类规范性文件有关规定的信息。

2、 微博发布的规定。

1) 对于各个社团组织及时更新有关的活动信息,重点包括:各活动的主题,照片和开展意义等;

2) 关注时事,发表同学们有兴趣的博文,对学生的提问与评论予以重视并进行相关解说;

3) 发表的博文必须健康积极,不含污言秽语;不得随便转发带有不良信息的博文;

4) 微博管理员不可以用个人名义发表相关文本及评论。

5) 校级和院级各个协会的微博也需遵守此条例规定,在此基础上发表各自博文,互相支持,充分发挥微博集体力量;

6) 微博内容:争取保持原创;积极转发各个协会的活动宣传;应多转发有意义的博文;内容也可以是其它组织`,学院,其它学校乃至网络社会上的的公益性或者励志性微博;

7) 微博运营时间及频率:(更新最优)有规律地进行更新,尽量能每一两天更新一条,一小时内不要连发两条。(效果最佳)尽量选择在下课、午休、晚上,这些高峰时间发微博;

8) 微博管理员不得在微博上散布有害于学校,学院的谣言,若经发现,情节严重者,将给予其相应处分或追究其法律责任。

第五章 认证部

第十五条 学生社团的有效性需要得到认证,同时社团会员的的认可与权益的保障都需要通过认证部来完成。

第十六条 部门职能:

1、 每学年初对所有学生社团的认证注册工作,收集、整理各社团的认证材料;

2、 每学年初对所有学生社团的认证注册工作,收集、整理各社团的认证材料;

3、 学生社团招新完毕后,组织社团一起完成对会员的认证注册工作,并分发会员证;

4、 与发展组协调完成院级社团升校级社团的组织认证工作;

5、 对需要更名的社团进行指导更名工作,并在更名成功后对其进行认证

6、 做好各个社团的会员调查工作。

第十七条 社团成立流程:

1、 学生社团的成立由校团委审核,党委宣传部批准。凡未经正式注册或未履行审批手续的团体属非法社团,学校将予以取缔。

2、 成立桂林理工大学学生社团,须具备下列条件:

1) 由20名以上学生发起,发起人必须具有开展该社团活动所具备的基本素质,且未受过校纪校规处分;

2) 有完备的社团章程;

3) 有规范的名称和健全的组织结构;

4) 有相应的指导单位和指导老师。其中指导单位应当是学校内设机构(职能部门),指导老师应当具有较高的政治素质和政策水平,思想作风正派并热心于该社团工作。

3、 申请筹备成立学生社团,发起人应向校团委递交下列书面材料:

1) 筹备申请书;

2) 可行性分析报告;

3) 章程草案;

4) 组织结构设置,发起人和拟任负责人个人简历、学生证复印件;

5) 指导老师书面意见和指导老师基本情况、身份证明。

4、 学生社团章程应当包括下列事项:

1) 社团名称;

2) 社团宗旨、性质;

3) 社团规模、活动范围和方式;

4) 会员的权利和义务;

5) 组织管理制度、执行机构的产生程序和权限;

6) 财务管理、经费管理使用原则;

7) 负责人的任职条件、职权、产生和罢免的程序;

8) 章程的修改程序;

9) 社团终止程序;

10) 章程内容不得与宪法、法律法规和学校有关规定相抵触。

5、 校团委自收到全部有效材料之日起五个工作日内对其材料进行审核。审核通过后报党委宣传部,党委宣传部一周内做出批准或者不批准社团成立的决定。经批准筹备的社团,应当自批准筹备成立之日起一个月内召开会员大会,通过章程,产生执行机构和负责人。经批准正式成立的学生社团获得《桂林理工大学学生社团资格证书》,填写《桂林理工大学学生社团登记表》备案,并以公告或其他方式宣布成立。

6、 出现下列情况之一,社团部予以批准成立:

1) 团体宗旨、活动内容、范围不符合本条例第三条规定的;

2) 校内已经有性质相同或相近的学生社团,没有必要成立的;

3) 在申请筹备成立时弄虚作假的;

4) 筹备期已满,参加社团人数未超过三十人的;

5) 其他不符合成立条件的。

7、 新成立的学生社团一般为三星社团,并根据社团章程规定的宗旨和活动内容划定社团类别。

第十八条 社团注册条例

1、 社团在每学年开学两周内凭《桂林理工大学社团资格证书》到社团管理部门进行学年注册,逾期未注册的将予以通告。

2、 社团注册时应提交以下材料:

1) 本学年工作计划;

2) 当前财务状况和本学年经费预算;

3) 主要负责人及其他重大变更情况。

第十九条 社团招新管理条例:

1、 根据社团联合会的统一安排,各社团在已划分好的场地进行招新;

2、 社团联统一划分各社团招新位置,根据社团性质划分为学术科技型、兴趣爱好型、职能服务型、社会公益型四大类型场地,便于新生了解与选择;各社团可结合自身实际进行社团展示并招收新会员;

3、 开展招新的各学生社团必须经过校团委批准、校社团联合会登记在册(包括新申请成立的社团)。经校社团联合会批准后方可开展招新活动,以确保全体学生社团利益,防止其他非社团组织擅自纳新,造成恶性竞争;

4、 社团招新时如有相关宣传需提前报到社团联合会,且宣传内容应是社团相关信息,不准进行商业宣传;

5、 社团招新时本着友好合作原则,不准任何社团以任何方式污蔑其他社团,否则取消该社团本年度招新资格;

6、 社团招纳新生时,各社团可根据自身特色,开展图片展示、现场表演、横幅宣传、旗帜宣传、海报宣传等内容的展示。现场播放音像以不影响周边教室和宿舍人员为宜,展示内容要突出社团文化特色;

7、 各社团原则上应该在招新后两周内召开社团新进会员大会(有条件的社团召开全体社团会员大会)并开展竟聘社团各部门干事工作。活动开始前三天内需上报社团活动申请,校社团联合会及时安排相关部门人员列席会议。各社团新会员大会教室可有各学生社团自行解决,如有困难可提前向校社团联合会申请,确保该项工作如期举行;

8、 社团招新活动在工作日举行,各社团于上课期间不允许播放任何音乐、广播。

第二十条 会员注册流程图:

第二十一条 院级社团升校级社团管理条例

1、 升级的基本要求:

1) 社团成立两年(含两年)以上,按时开展学年注册;

2) 社团活动正常开展,效果好,同学参与率和满意率高;

3) 社团会员人数原则上不少于100(人数要依据会员成立时最低人数到两年后发展程度,以及现有校级社团人数等考虑)人;

4) 社团与社团主要成员没有违反法律和校纪校规情况;

5) 社团宗旨、性质与学校已有社团无重复或相近;

6) 召开社团会员大会,三分之二以上会员同意。

2、 出现下列情况之一,取消社团申请升格资格:

1) 社团宗旨、活动内容、范围不符合《桂林理工大学学生社团管理办法》、《关于加强我校学院级社团管理的规定》、《进一步加强和规范我校学生社团管理的通知》的;

2) 在申请升格时弄虚作假的;

3) 不符合本要求第一条至第六条任一条件,或不符合其他升格条件的。

第二十二条 社团变更与注销条例:

1、 社团的备案事项(如学生社团负责人、学生社团章程等)需要变更的,应提前一个月经社团工委、社团联向校团委申请变更登记。

2、 社团的分离、合并应向校团委申请,校团委负责对其财务进行检查并做出批准或者不批准的答复。

3、 社团更改名称须重新注册。如果名称和性质同时改变的,应视为原社团注销,并应申请成立新社团。

4、 出现下列情形之一,对学生社团提出限期整改要求:

1) 活动范围、内容与社团性质、章程不符;

2) 财务管理混乱;

3) 逾期一个月未进行学年注册;

4) 社团执行机构不健全或有严重违纪行为;

5) 不服从社团工委、社团联管理;

6) 其他应当进行整顿的情况。

5、 出现下列情形之一的,予以注销学生社团资格并向全校公告:

1) 学生社团活动违反宪法、法律法规、《普通高校学生管理规定》、《高等学校学生行为准则》或桂林理工大学规章制度的;

2) 社团执行机构知道或应当知道团体成员利用团体名义从事非法活动而未予以有效制止的;

3) 背弃社团宗旨,造成恶劣影响的;

4) 进行整顿后仍不合要求的;

5) 连续一个学期会员不足三十人的;

6) 未进行正常活动时间达半年,机构瘫痪的;

7) 连续两年综合评定不合格的;

8) 会员(代表)大会通过决议注销的。

第六章 项目部

第二十三条 项目部是社团活动顺利开展的关键部门,起着对社团活动审批与指导的作用,同时为社团联所举办的活动出谋划策。

第二十四条 具体工作流程:

1、 活动策划电子档的审批。各协会的策划负责人将其所需举办的活动策划以电子档的形式发至社团联邮箱(ggysshetuanlian@163.com),文档命名为——某某协会某某活动策划书,并短信通知财务部部长,审批活动所需经费。

1) 需经费:由财务部审核协会活动经费,确认无问题后由财务部负责人转发至项目部值周干事邮箱,并以短信方式通知协会活动负责人其活动经费已通过审批且转交至项目部审核策划格式;项目部负责人在收到财务部转交的电子档后及时审核格式和内容。若格式有问题,直接联系该活动负责人指出问题令其进行修改后将策划打印出来,并将纸质档和活动申请表(一式两份)及相关申请表交至社团联办公室项目部(大学生活动中心三楼);若没有格式上的问题,直接通知负责人将策划打印纸质档及相关申请表交至社团联办公室。

2) 无需经费:由财务部值周干事转发至项目部值周干事邮箱,并以短信方式通知协会活动负责人其活动经费已通过审批且转交至项目部审核;项目部负责人在收到财务部转交的电子档后及时审核格式和内容。若格式有问题,直接联系该活动负责人指出问题令其进行修改后将策划打印出来,并将纸质档和活动申请表(一式两份)及相关申请表交至社团联办公室项目部;若没有格式上的问题,直接通知负责人将策划打印纸质档及相关申请表交至社团联办公室。

2、 项目部值周干事审核电子档策划内容及格式:

1) 活动策划内容:不与学校校纪校规相抵触,并不与党的思想背离。还应从全校学生、协会会员及干事角度考虑,不能打扰到他人正常学习。若项目部负责人在审核策划内容时发现问题,可联系其策划负责人进行商讨给出意见,并协助负责人进行内容的更改,直至符合要求。

2) 活动策划格式要求:1、错误超过3个或发现明显错误的活动策划,由项目部负责人联系该活动的策划负责人,将所有错误指出,由协会活动的策划负责人进行更改后发至项目部负责人邮箱。项目部负责人确认无问题后,通知该活动的策划负责人将策划打印出来,并将纸质档和活动申请表(一式两份)及相关申请表交至社团联办公室项目部,同时项目部负责人把协会活动负责人修改后的策划留存,以便批策划前进行当周活动汇总。2、错误不多的活动策划,由项目部负责人联系该活动的策划负责人,将错误指出来,交上来的电子档由项目部负责人进行更改留存,协会的活动策划负责人则需更改其手中电子档,更改后将策划打印出来,并将纸质档和活动申请表(一式两份)及相关申请表交至社团联办公室项目部。3、无格式错误的活动策划,由项目部负责人通知该活动的策划负责人或活动负责人,可以直接将策划打印出来,并将纸质档和活动申请表(一式两份)及相关申请表交至社团联办公室项目部。

3、 活动策划纸质审批流程:

1) 纸质档的收取。社团联办公室项目部值班干事审核活动的纸质档策划内容及格式,并检查其所需表格是否齐全。1、需要经费的检查策划格式合格后,将策划中社团联审批意见项目部意见处签上自己名字及职务,并告知上交策划的负责人去财务部填写经费申请表。上述流程完成后,由项目部收下策划及相关表格,进行常规长期的分类及活动标号,并且在活动登记表上进行登记。2、不需经费:检查策划格式合格后,将策划中社团联审批意见项目部意见处签上自己名字及职务,同时收下策划及相关表格,进行常规长期的分类及活动标号,并且在活动登记表上进行登记(常规活动和长期活动分开登记)。

2) 纸质档的审批。项目部值周干事于每周一、周三,社团联项目部都会到校团委处审批活动申请。每周一上午审批在上周五下午结束值班以前,交到社团联办公室项目部的(财务审批审核合格的)纸质档策划。每周三审批当周周一中午和下午、周二下午 提交到社团联办公室项目部的纸质档策划。

4、 活动评分:

项目部每周分成若干个小组参与到各个协会的活动当中,对协会的活动整体质量以及效果进行打分,该评分将作为下一届社团星级评比的重要依据之一。

第七章 财务部

第二十五条 财务部为社团联、社团资金流通而产生的部门,具有集中管理社团经费,编制财务报表;社团联所需要的物品购买等职能。

第二十六条 部门职能:

1、 做好社团联资金管理,凭据做账,定期交由理事会和校团委老师检查;

2、 负责汇总社团联及社团活动的预算与开支;

3、 监督各社团日常财政开支;

4、 负责对各社团及社团联的日常开支的报销工作;

5、 负责社团联财产的管理与维护;

6、 编制月度、学期、学年账目公开表,并向社团公开。

第二十七条 社团联内部的财务管理办法:

1、 收入的管理

社团联活动经费主要来源有外联部所拉的赞助及其他活动奖项得奖金等。据此,对社团联内部经费做出如下规定:

1) 社团联内每一笔正常的收入须及时向财务部上报,并做好相关的登记;

2) 任何人不得以个人的名义动用社团联内部经费;

3) 个人不得以社团联的名义私自进行资金的收取。

2、 支出的管理

社团联的支出主要有社团联合会招新活动、社团文化节的举办、星级社团评比的举办、社团交流的各项活动的举办等。对此,财务部成员应遵守以下规定:

1) 社联日常工作花费由需要的部门向财务部申请,在花费后及时将发票交给财务报销,并有财务部做好支出记录。

2) 如有部门需购买社联公共办公用品,须与财务部成员一同购买。

3) 财务部每个学期将对内部账目整理并公开。

3、 报销的管理

1) 社团联内部报账程序与社团报账程序的要求一致;

2) 各负责人须持开展该次活动的详细的物品详单财务部报账;

3) 无正规发票的一律不给予报销;

4) 经费涉及打印、复印的,须在财务部指定地点进行挂账。

第二十八条 社团财务管理条例:

1、 社团财务要求

1) 每个社团都应设有相应的财务管理部门,对社团的财务状况进行统一管理,并接受社团联合会财务部的监督。

2) 社团管理必须遵守学校财务制度。

3) 社团联财务部对协会的财务负责人进行定期培训,将学校财务的相关规定传达给社团。

4) 社团联财务部对社团的财务进行监督,并记录在案,如发现违反相关规定,在相关评奖评优方面进行相应扣分。

5) 社团如发现自身账目与社团联财务部公开账目不相符,可与财务部反映。

6) 学生社团的经费应当用于章程规定的活动,任何人不得侵占、私分或挪用学生社团的财产,亦不得在社团会员中分配。学生社团接受捐款、资助,必须向校团委报告接受、使用捐款以及资助者的相关情况,并向全体社团会员公开。

2、 社团收入的管理

1) 学生社团的活动经费来源为缴纳会员会费、上级部门拨款和吸收社团资金,学生社团为了筹集举办活动所需经费,可在每个学年初向新会员收取会费。除收取会费外,不得再向会员收取其他费用,如确实需要,则向校团委提出申请,经批准后方可收取。

2) 各个社团所有会费由学校财务管理,社团联合会财务部负责对社团财务进行监督与审核,社团的各项活动经费从社团会费中支出。

3) 每年招新期间,社团向会员收取会费15元/人,并由社团联合会财务部统一收取,交到学校财务处,存到社团经费专用账户。

4) 招新工作完毕后,招新收取的会费25%作为社团下一年的社团招新费用并扣除会员证费,剩余会费作为社团本学年的活动经费。

5) 社团动用会费必须经由财务部审批,并由财务部人员对其进行指导和监督。

6) 以社团名义获得的赞助,必须到财务部进行备案。

7) 经费总额确定后,财务部经费管理的负责人对发生的每一笔账目都会记录在案。同时,为保证经费使用的透明度和公正性,财务部每天的值班人员亦会登记当日发生的每一笔账目。

8) 为了更方便各社团了解本社团的财务状况,财务部已设立总账,每发生一笔账目都会在账本上做有记录,各社团可随时进行查询。每月末,财务部进行一次财务结算,结算本月的发生额和余额,并做出当月的账目公开表。

3、 支出的管理

社团的支出包括:常规活动及长期活动的支出、固定资产的购买及其他合理的开支。对于以上开支,须遵守以下规定:

1) 社团举办活动,须在本社团剩余会费足以支持的情况下申请。

2) 社团举办活动所用的实际经费不得超出申请经费的10%。

3) 若社团剩余会费不足且仍要举办活动的,须提出经费预支并填写相关表格。

4) 社团若要购买本社团的固定资产,须在会费足以支持一学期的活动的情况下仍有剩余时,方可提出申请。

5) 若由多个社团共同举办一个活动,须在活动策划经费预算的备注一栏写明各社团分摊的费用。

6) 所举办活动较大型且需要申请预支款项的,请于活动前一星期告知财务部部长。财务部将于两天内审核通过并确定预支额。

4、 会费管理

1) 各社团所有会费申请由社团联财务部代为管理,社团动用经费必须由财务部进行审批。

2) 每月末,财务部都进行财务结算,制作账目公开表,结算本月的支出和所剩余的会费,并将该表下发至各社团。

3) 严禁社团成员以权谋私,滥用,挪用,侵占社团经费,给予严肃处理,并取消年终评奖资格;担任社团干部的,给予免去相关职务的处罚。

第二十九条 社团活动经费申请流程:

1、 流程图

2、 经费申请相关规定

1) 各社团财务负责人须在一个月内持开展该次活动的详细的物品详单财务部报账。超过一个月(以发票上标明的日期为准)未到财务部报账的,财务部将不承认其经费支出,不予报账。

2) 无正规发票一律不给予报销。

3) 经费涉及打印、复印的,须在财务部指定地点进行挂账。每月末由财务部指定人员结账并将费用具体摊销到各协会。若由于特殊原因需到其他地方进行以上开支的,须持正规发票报账。

4) 无会费收入的协会日常开支直接与校团委挂钩,财务部不作处理。协会开展活动涉及报名费的,须在经费申请中注明,且报名结束后须将报名费实际收取总额补填入经费申请表中(此过程须有财务部人员在场并签名)。

第三十条 社团活动经费预支流程:

1、 流程图

2、 预支相关规定

1) 社团在活动费用超过300元且剩余会费充足情况下,方可申请预支,预支经费小于策划上经费预算的70%。

2) 社团活动经费的预支申请,须由财务部审批,其他部门批示均无效。

3) 预支款项必须于活动结束后一个月内,上交相应报销发票冲账。

4) 一月内不能上交报销发票者,必须向财务部递交申请,如有特殊情况的,可延至十二天内上交,否者将对协会做出相应处理。

第三十一条 固定资产申请流程:

1、 流程图

2、 固定资产申请相关规定

1) 申请的固定资产物品必须与本社团性质相关,在往后活动中使用,否则不予审批。

2) 固定协会购买固定资产必须通过申请,如未在财务部备案,则不允许报销,社团自行垫付。

3) 如发现社团利用固定资产申请挪用会费,购买的固定资产将没收处理。

4) 固定资产审批在每月月末进行,老师审批通过后方可购买物品并进行报账。

第八章 外联部

第三十二条 外联部作为灵动性最大的一个部门,负责社团联各项对外的工作,该部门的工作成果影响着社团联专项活动或者工作的水平与质量。

第三十三条 部门职能:

1、 通过合法途径寻找各种正规商家与其联系,谈判争取赞助,筹集资金提高社团联活动的水平与质量;

2、 加强社团联与社团及其其他校内组织的交流与合作,促进各个组织之间的共同发展;

3、 负责联系、沟通其他高校,组织开展各种联谊活动并保障其顺利进行;

4、 负责为活动做广告策划和宣传以及大型活动礼仪的安排等。

第三十四条 外联管理条例:

1、 赞助原则:赞助活动是以严格遵守国家法律和学校有关规定为前提,在学校有关职能部门的领导下,为有效利用社会资源,积极争取学生活动经费,以不断提高学生活动质量与效果,促进校园文化建设的繁荣与发展。

2、 赞助资格:校学生会、校社团联、各系(院)团委、学生会具有申请咱组活动资格,未经批准禁止其他任何组织或个人以任何方式和理由擅自在校内进行设点、宣传活动。

3、 赞助方式:赞助有效方式主要有三种:现金、实物(包括奖品)、或设备使用权。

4、 赞助项目:赞助活动项目限定如下:学校、院系大型文体活动;“科技节”、“电脑节”等科技活动;社团的大型活动;校级学生组织举办的其他全校性活动,院级学生组织举办全校或全院性活动。

5、 社团外联申请流程:

1) 流程图

说明:凡涉及悬挂横幅的活动必须经党委宣传部审批,需附上横幅内容;凡涉及在校内设点的活动必须经综合管理处、保卫处登记备案并负责检查监督。

2) 申请相关规定:提前10个工作日上交电子档到外联部负责人邮箱。电子档审批通过后提前8个工作日携带两份外联策划书至社联办公室审批,同时填写3分活动外联申请表。由社联外联部成员带领社团外联负责人至后续流程处审批。外联策划书 由社联、社团分别留底一份,活动外联申请表由社联、保卫处、协会分别留底一份。



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