1.文档是指文书、档案等原始的或电子的材料。文档是本会工作信息的重要载体,本会提倡善用文档,通过文档获取校内外工作信息,汲取有益的工作经验。
2.校学生会人事档案和业务文档的管理由办公室负责,各部门允许保存与本部门工作相关的文档副本。文档管理部门应做好文档的分类、保存等工作。
3.本会成员任职开始时,办公室应为其设立人事档案。人事档案作为骨干考核的参考材料。
4.各学院、各部门和各活动项目的承办单位应为本会文档管理做基础工作,重视文件资料管理工作,指定专人负责文件资料管理工作。
5.各学院、各部门和各活动项目的工作计划和总结是本会文档的重要组成部分。各学院学生会和各部门应在每学期开学两个星期内把学期(学年)工作计划送档,应在每学期最后两个星期前把学期(学年)工作总结送档。本会主办的各活动项目的承办单位应在活动项目结束后一个星期内把活动项目的计划和总结一并送档,并领取档案材料入库收据。送档的资料须是常务委员会批复的资料。
6.送档的资料应做到格式规范(纸张A4、页边距为上:3.7厘米、下:2.3厘米;左:2.4厘米,右2.3厘米;装订线为0.4厘米,左侧装订(当不设置装订线时,则左:2.8厘米);标题使用方正小标宋二号、正文统用仿宋_GB2312三号,特殊格式为首行缩进2字符,行间距为标题:32磅固定值,正文29.3磅固定值);内容完备、条理清楚,手写的应用碳素墨水工整誊写。
7.主席团成员和当天值班成员可直接查阅业务文档,其他人员在上述成员在场时可以查阅文档。主席团成员可直接查阅各部门成员的人事档案,各部门负责人可查阅本部门成员的人事档案。
8.因工作需要外借业务文档的必须复印借出。
9.每学期末,文档管理部门应清点文档,督促借出人归还。
10.各学院、各部门送档的资料作为年度评优等工作考评的参考材料。
11.本制度自发布之日起执行。